Cập nhật nội dung chi tiết về Dùng Mail Merge Trong Outlook 2022 Gửi Mail Hàng Loạt mới nhất trên website Thaiphuminh.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2016 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể.
: hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa
Tình huống thực tế
Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài.
Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác.
Chức năng Mail Merge trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Các bước chuẩn bị
Một file word chứa nội dung gửi email
Một file excel chứa thông tin khách hàng
Và một Microsoft Outlook đã cài đặt tài khoản và nhận gửi bình thường
Ví dụ như sau:
: những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail
Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook 2016
Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu
Mở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings
Chọn Start Mail Merge
Chọn E-Mail Messages
Chọn Select Recipients
Chọn Use an Exiting List
Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng
Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu
Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung
Tô chọn nội dung muốn thay đổi
Bước 3: Match Fields
Bước 4: kiểm tra nội dung trước khi gửi
Chọn Preview Results
Bước 5: hoàn thành và gửi
Chọn Finish & Merge
Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
Thông tin Merge email:
To: dùng cột email lấy ra địa chỉ email
Subject line: tiêu đề thư
Mail format:
plain text: mail ko có định dạng
Bấm OK để bắt đầu gửi
Kiểm tra thành quả
Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi
Đăng nhập Gmail để kiểm tra.
Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016. Cũng đơn giản mà phải không nào.
Bài cùng chuyên mục:
Hướng Dẫn Cách Hiện Bcc Outlook, Gửi Mail Bcc Trong Outlook
cc và bcc là tính năng hay trong email mà dịch vụ email nào cũng có và hỗ trợ. cc để gửi thư cho nhiều người cùng 1 lúc, bcc cũng giống vậy nhưng người nhận sẽ không nhìn được danh sách những người mà bạn gửi. Còn nếu gửi bằng cc thì mọi người nhận thư trong danh sách cc đều có thể nhìn thấy danh sách các email. Thực tế thì để bảo mật thông tin thì người ta dùng bcc nhiều hơn. Còn cc dùng trong công việc nhiều hơn.
Khi nào sử dụng Cc, Bcc trong Outlook
Cc là cụm viết tắt của từ carbon copy có nghĩa là nội dung thư đã được gửi tới địa chỉ trong ô “Mail to” cũng sẽ được gửi đến các địa chỉ nằm trong ô Cc và chủ nhân các hộp thư điện tử này có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau. Người gửi sẽ nhập địa chỉ những người nhận thư vào ô Cc hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C để sử dụng tính năng này.
Còn Bcc là cụm viết tắt của từ Blind carbon copy khi người gửi thư điện tử không để hoặc không muốn cho những người nhận thư nhìn thấy địa chỉ email của người/những người cùng nhận thư. Người gửi sẽ nhập địa chỉ người cùng nhận thư vào ô Bcc hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+B để sử dụng tính năng này.
Từ carbon trong cụm từ carbon copy và blind carbon copy là mượn từ tên loại giấy chuyên dụng để nhân bản văn bản dùng trong máy đánh chữ (typewriter).
Mặc định trong outlook thì tính năng bcc được ẩn đi chỉ có cc vậy làm sao để gửi email bcc trong outlook các bạn có thể dễ dàng bật tính năng này bằng thao tác cơ bản như sau
Cách hiện BCC outlook và cách gửi mail BCC trong outlook
Trước tiên mở Outlook các bạn chọn New Email để tạo email mới
Lưu ý: Nếu bạn chưa cài đặt Outlook hoặc chưa cài Microsoft Office thì có thể tải về hoặc link http://officecdn.microsoft.com/pr/492350f6-3a01-4f97-b9c0-c7c6ddf67d60/media/en-us/ProPlus2019Retail.img
Lập tức phần bcc sẽ được hiển thị bây giờ bạn chỉ cần điền danh sách email mà bạn muốn gửi mail BCC trong outlook thêm cùng với danh sách những người gửi. Những người này sẽ không biết email của nhau tức là không biết danh sách những email mà bạn gửi
Như vậy là bạn đã biết cách gửi mail BCC trong Outlook. Cc và Bcc là tính năng hữu ích, tuy nhiên có khá nhiều người dùng lãng quên chúng. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ biết cách hiện bcc outlook và gửi mail bcc trong outlook để phục vụ cho công việc được tốt hơn
Một Số Lỗi Mail Outlook Không Gửi Được Và Cách Khắc Phục
Hiện nay, đại đa số người dùng sử dụng mail Outlook thường hay gặp những lỗi mail outlook không gửi được đều này rất thường gây tốn rất nhiều công sức cho cá nhân và cho cả doanh nghiệp.
Tuy nhiên có một vài lỗi mail outlook không gửi được lỗi xác định đơn giản thì bạn cũng có thể khắc phục nhưng đối với những lỗi outlook khó do nhiều nguyên nhân trong chuyên ngành sẽ gây ra tổn thất rất nhiều cho vấn đề gửi và nhận mail của bạn.
Vậy bạn làm gì để Khắc phục lỗi mail outlook không gửi được?
Trước khi thực hiện các giải pháp thì bạn cần phải xác định được những điều sau:
Kiểm tra với nhà cung cấp Hoting xem có bị chặn số cổng nào hay không?
Kiểm tra địa chỉ email và đảm bảo cài đặt máy chủ cho thư đã được cập nhật
Kiểm tra và đảm bảo rằng bạn không vượt quá hạn ngạch gửi email hàng giờ / hàng ngày hay còn gọi là giới hạn về băng thông.
Nếu tất cả những thông tin trên OK, thì bạn bắt đầu xử lý thông qua các cách khắc phục sau đây:
Bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách đoán một vài nguyên nhân sau:
Mật khẩu sai (Thường lỗi này hay gặp nhất)
Lỗi kết nối mạng
ISP Blocks & Cổng Email
Cài đặt xác thực SMTP bị sai
Cài đặt kết nối SSL không đúng
Đôi khi máy chủ bị lỗi – nguyên nhân này ít thường xuyên xảy ra nhưng thông thường nó lại xảy ra trên các máy chủ WHM / cPanel và Plesk. Chỉ cần khởi động lại từ bảng điều khiển để khắc phục sự cố.
Ứng dụng email của bạn sẽ trả lại lỗi kết nối như sau:
Lỗi Thunderbird do tên máy chủ không chính xác Gây ra ” mail2.rackaid.com.”
3. Cổng chặn ISP
Lúc này khi kiểm tra ở nhà mạng thì ISP của hệ thống bị chặn cổng số 25.
4. Xác thực SMTP
Hầu hết máy chủ SMTP yêu cầu tên người dùng và đăng nhập hợp lệ để gửi email.
Máy chủ từ chối, điều này có nghĩa là SMTP không được bật hoặc không được hỗ trợ.
5. Cài đặt kết nối SSL
SMTPS hoặc SMTP an toàn sử dụng SSL để bảo đảm kết nối mạng giữa ứng dụng email khách và máy chủ. Trong MS Outlook, có nhiều cách nhọn, nhưng bạn nên chọn “Máy chủ này yêu cầu kết nối an toàn”.
Tôi xin kể cho bạn nghe 1 câu chuyện như sau: 4h30 sáng, tôi đang ngủ giấc ngủ say bổng 1 cuộc điện thoại reo lên, tôi choàng dậy. Suy nghĩ ngay trong đầu là chuyện chẳng lành, vì không ai có thể gọi cho tôi lúc này. Tôi vội nghe điện thoại đó là giọng 1 cô gái vội vàng: Làm phiền anh giúp dùm em, em làm ở CTY Xuất nhập khẩu, hàng hóa CTY em nhập về đang ở cửa khẩu, em phải gửi mail này đi thì bên kia mới xác nhận và cho hàng cập bến, nhưng nếu em không gửi được mail này thì công hàng của CTY em sẽ bị dừng lại và 1 tuần sau nữa mới tới phiên tiếp tục. Em phải trả chi phí cho người trông hàng, và chi phí lưu kho tại đó quá nhiều, như vậy em chết mất. Không hiểu sao hôm nay có chuyện gì mà em ko gửi không nhận mail gì được cả. Em loay hoay từ tối qua tới giờ, phiền anh quá, anh giúp dùm em vì qua 5h sáng bên kia họ sẽ đóng lệnh rồi anh ơi.
Lúc đầu nếu là 1 giọng nói là của đàn ông chắc tôi bỏ điện thoại và nhắm mắt ngủ tiếp rồi. Nhưng đây là giọng của 1 bạn Nữ, người ta nói không qua được ải mỹ nhân là vậy. Tôi lò mò ngồi dậy, nói với em chờ anh 5 phút.
Mở máy tính ra, truy cập vào máy và xử lý cho bạn. Cũng đúng thời điểm là 5h sáng, kịp thời gian cho việc xác nhận đơn hàng được phép cập bến.
Nếu 5 cách trên bạn vẫn chưa thực hiện được thì bạn hãy liên lạc ngay cho chúng tối qua số: 0985072900. Chúng tôi sẽ cử chuyên gia IT của HKC đến tận nơi xử lý cho bạn: Chi phí xử lý mail outlook thành công khi đến tận nơi là: 500,000 VND. Bạn có muốn tiết kiệm chi phí đến 60% hay không? chỉ cần thanh toán 200,000 chúng tôi có chuyên gia IT xử lý online cho bạn.
Tham khảo bài viết: GIẢI PHÁP HỆ THỐNG MẠNG MÁY TÍNH CỦA HKC
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ HKC
Cách Cài Đặt Email Trên Outlook Mail Client
access_time
Tháng Chín 27, 2020
hourglass_empty
6ít nhất Đọc
Nếu bạn đang tìm cách quản lý email tốt nhất, vậy tại sao không dùng email client như Microsoft Outlook? Rất nhiều người cài đặt Outlook để quản lý email. Phần mềm email client này được dùng để gửi, nhận, lưu trữ email. Hơn nữa, bạn có thể gửi mail mà không cần mở trình duyệt web, sử dụng webmail. Bạn còn dùng được nhiều tính năng khác như lịch biểu, tác vụ, contact, và hơn thế nữa.
Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ biết cách làm thế nào để cài đặt email lên Outlook, hay Microsoft Outlook
Đăng ký email hosting để tăng độ tin cậy của thương hiệu
Tiết kiệm 55%
Chuẩn bị trước khi cài đặt email lên Outlook
Trước khi bắt đầu cài đặt email lên Outlook email client. Bạn cần chuẩn bị vài thứ sau:
Đã cài đặt Outlook trên máy tính
Một địa chỉ email hoạt động bình thường – mail-cua-toi@vi-du.com
Mật khẩu của email đó
Thông tin từ nhà cung cấp dịch vụ mail.
Nếu như bạn đã có domain và đã có sẵn email, tức là bạn đã phải có 4 yếu tố đầu tiên. Tuy nhiên, để cài email lên Microsoft Outlook bạn còn cần thông tin incoming (IMAP/POP3) và outgoing (SMTP) servers.
Cài đặt Email lên Outlook Mail Client
Giờ bạn đã có thông tin cấu hình email, đã đến lúc cài đặt email lên Outlook.
Microsoft Outlook có nhiều phiên bản và khá khác nhau. Các phiên bản chúng tôi hướng dẫn trong bài này là Cài đặt email lên Outlook 2019, Outlook 2016, và Outlook 2013.
Sau khi biết phiên bản đang dùng là gì bạn chọn đúng phiên bản hướng dẫn cài đặt lên Outlook mail bên dưới.
Microsoft Outlook 2019
Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt mail cho Outlook (phiên bản 2019)
2. Chọn IMAP/POP 3. Cấu hình IMAP/POP 4. Hoàn tất cài đặt
Chọn IMAP/POP, khi thấy màn hình chọn nhà cung cấp mail.
Bạn chọn POP hay IMAP cũng được, chỉ cần điền thông tin tương ứng vào. Sau đó nhấn nút Add Account để tiến hành.
Điền mật khẩu, nhấn nút Connect, và đợi quá trình này hoàn tất. Nếu hành công bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới.
1. Mở Microsoft Outlook 2016
OK nó sẽ khởi động Outlook ngay.
2. Cấu hình POP/IMAP và SMTP servers
Microsoft Outlook 2016
Ở mục này bạn sẽ biết cách làm thế nào để cài đặt email trên Outlook (bản 2016)
Nếu bạn mở Outlook Mail Client này lần đầu, màn hình setup sẽ hiện ra để bạn điền email, chọn Let me setup my account manually rồi nhấn nút Connect.
Màn hình tiếp theo sẽ hiện lên bạn có thể chọn giữa POP và IMAP.
Điền thông tin bạn lấy được từ bước chuẩn bị và nhấn nút Next để tiến hành. Rồi nhập mật khẩu và nhấn nút Connect.3. Hoàn tất cài đặt email
Nếu màn hình lỗi hiện ra bạn cần điều chỉnh cấu hình bằng cách nhấn vào nút Change Account Settings để kiểm tra lại thông tin xem đúng không.
Done để chuyển tới giao diện Outlook Mail của Microsoft Outlook 2016.
Rồi nhấn Add Account để thêm tài khoản email mới:
Trong trang tiếp theo, bạn sẽ thấy 2 tùy chọn để . Ở bài hướng dẫn này, chúng tôi chọn Manual setup or additional server types.
Sau khi nhấn Next, bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới để chọn POP hoặc IMAP và nhấn Next.
Trong bước này bạn cần điền các thông tin chi tiết (bạn đã lấy từ Bước 1):
Tiếp tục điền thông tin tương ứng với incoming mail server và outgoing mail server bằng thông tin bạn thấy trong control panel của mail hosting, nhập địa chỉ email đầy đủ ở phần username và mật khẩu.
Chọn Outgoing Server trong cửa sổ mới hiện lên. Tại đây bạn cần đánh dấu chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication. Đây là việc cần thiết nếu nhà cung cấp email/hosting đòi hỏi SMTP authentication.
Sau đó chọn Advanced, để nhập số port numbers và kết nối mã hóa như hình bên dưới:
Nếu thấy thông báo lỗi, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin cấu hình và đảm bảo bạn đã điền đúng với thông số mà nhà cung cấp đã cấp cho bạn, và có thể liên hệ với nhà cung cấp để được hướng dẫn thêm. Nhấn Close nếu kiểm tra thành công.
Sau khi thành công, trên Outlook bạn sẽ thấy cửa sổ sau:
Chọn Finish và sử dụng email trên Outlook Mail.
Khác biệt giữ IMAP và POP
Vậy có gì khác nhau giữa IMAP và POP?
IMAP (Internet Message Access Protocol) giúp đồng bộ theo thời gian thực giữa server và mail client.
Ví dụ, nếu bạn đánh dấu mail chưa đọc trên Outlook, vậy email thực tế trên server cũng được đánh dấu chưa đọc. Lựa chọn này được nhiều người dùng đa thiết bị lựa chọn hơn.
POP (Post Office Protocol) tải, lưu trữ email cục bộ và xóa trên server. Ngoài ra, thay đổi email trên Outlook sẽ không được áp dụng trên server. Ví dụ như các thư mục mới tạo ra trên Outlook sẽ không được đồng bộ hay tự động tạo ra trên thiết bị khác.
Đăng nhập vào control panel của Hostinger và truy cập mục Email Accounts.
Trong phần email bạn kéo xuống sẽ thấy toàn bộ thông tin cấu hình email account dưới phần Email Details.
Tất nhiên, bạn cũng có thể thiết lập tài khoản mail Outlook để giữ lại một bản copy của email trên server thay vì xóa nó đi. Nhưng mặc dù là cùng 1 nội dung, email giữa Outlook và mail server sẽ được xem là tách biệt lẫn nhau, thay đổi trạng thái của một email sẽ không đồng bộ đến email còn lại. Ưu điểm của POP là khi bạn có nhiều email và bạn chỉ muốn email được lưu tập trung trên một thiết bị, để cả khi không có kết nối internet bạn vẫn có thể xem được hoàn chỉnh email.
Lấy thông tin POP3/IMAP và SMTP
Đầu tiên, từ nhà cung cấp dịch vụ email, bạn cần có thông tin chi tiết POP3/IMAP và SMTP của email bạn muốn cài lên Outlook Mail Client. Khi đăng ký email theo tên miền bạn sẽ được cung cấp các thông tin này hoặc nhà cung cấp sẽ gửi thông tin cấu hình cho bạn. Trong phần này chúng tôi sẽ chỉ bạn cách lấy thông tin cấu hình email từ 2 nơi: email hosting được tặng kèm gói hosting va2 email doanh nghiệp của Hostinger. Nếu bạn đang dùng dịch vụ email của nhà cung cấp khác bạn có thể liên hệ họ để lấy thông tin cấu hình POP/IMAP và SMTP.
Cách lấy thông tin cấu hình IMAP/POP và SMTP của email miễn phí Hostinger:
Lưu các thông tin này. Bạn cần dùng đến nó để cài đặt Outlook mail.
Cách lấy thông tin cấu hình IMAP/POP và SMTP của email doanh nghiệp :
Nếu bạn sử dụng email doanh nghiệp của Hostinger, bạn có thể dùng các thông tin cấu hình IMAP/POP như bên dưới:
Cho IMAP ( incoming emails)
Cho POP (incoming emails)
Cho SMTP (outgoing emails)
Cài đặt Outlook email không khó như bạn nghĩ. Toàn bộ các bước rất trực quan và bạn chỉ cần thao tác một lần. Giờ bạn đã biết cách cài đặt email trên Outlook Mail để dễ dàng nhận và gửi email thay vì chỉ sử dụng webmail.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Dùng Mail Merge Trong Outlook 2022 Gửi Mail Hàng Loạt trên website Thaiphuminh.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!