Phần mềm hội nghị trực tuyến Zoom đối với học viên hay người tham dự thao tác cực kỳ đơn giản, tuy nhiên đối với người chủ hội nghị chủ phòng, đặc biệt là với giáo viên thì có khá nhiều thao tác cần phải biết để có thể điều khiển lớp học, hội nghị. Thời gian qua mình nhận được khá nhiều bạn hỏi cách sử dụng Zoom cho chủ phòng (host), giáo viên với một số câu hỏi như:
Đăng ký một tài khoản Zoom để tạo lớp học thế nào?
Tạo lớp học định kỳ thế nào? Chỉ cần tạo lớp học một lần rồi lần sau đến giờ học viên tự vào lớp học đó mà không cần tạo nữa?
Tôi muốn cho học viên được phép vào lớp học trước giáo viên thì làm thế nào?
Tôi cài Zoom nhưng không dùng được thanh công cụ Annotate (tạo chú thích) là vì sao?
Tôi muốn tạo Background giả nhưng không làm được, có phải do Zoom bị lỗi không?
Học viên của tôi không thể đăng nhập vào lớp học dù tôi đã cấp đúng ID và password?
Tôi vừa chia sẻ màn hình vừa chat với học viên được không?
Tôi muốn biết học viên nào đã vẽ lên màn hình chia sẻ được không?
Tôi sẽ chia sẻ thành từng phần giúp các bạn dễ hiểu nhất:
Chúng ta hãy bắt đầu với phần 1:
Bấm vào nút Sign Up để đăng ký một tài khoản Zoom
Điền Email của bạn vào sau đó bấm Sign Up
Thông báo của Zoom đã gửi một link kích hoạt vào email của bạn
Kiểm tra email của bạn
Tiếp theo bạn điền tên và mật khẩu đăng nhập tài khoản của mình
Bỏ qua bước giới thiệu cho bạn bè này, bấm vào Skip this step
Zoom sẽ gửi cho bạn thông tin URL và ID cá nhân
Bấm Start Meeting Now để bắt đầu buổi họp
Phần 2: Đăng nhập tài khoản Zoom, tạo lớp học và cấp mã ID/ Password lớp học cho học viên
Đăng nhập tài khoản Zoom:
Điền email và mật khẩu đã đăng ký ở phần 1 để đăng nhập vào Zoom
+ Nếu là chủ phòng (Host) thì chúng ta mới cần đăng nhập tài khoản Zoom, còn học viên thì không cần, học viên chỉ cần biết ID/ Password của lớp học là vào được lớp học.
+ Bấm tích chọn Keep me signed in để phần mềm tự động lưu tài khoản và mật khẩu, lần sau không cần đăng nhập lại nữa.
Để tạo một lớp học chúng ta có thể sử dụng ID cá nhân mà phần mềm cấp cho ở phần 1 hoặc tự tạo một ID ngẫu nhiên.
Chúng ta cũng đặt được lịch học định kỳ hàng ngày, hàng tuần thông qua chức năng đặt lịch Schedule.
Sau khi đăng nhập vào Zoom bằng tài khoản, chúng ta sẽ thấy 4 tab: Home, Chat, Meetings, Contacts. Chúng ta chủ yếu thao tác ở tab Home và Meetings.
(1): Tạo một lớp học mới bằng ID cá nhân (dành cho host)
(2): Phần đăng nhập vào lớp học của học viên (dành cho học viên)
Lưu ý:
(3): Lên lịch buổi học (dành cho host)
(4): Phần nhắc các lớp học sắp và đang diễn ra theo lịch được tạo ra ở mục (3)
Tạo lớp học với ID/ Password cá nhân:
Để chỉnh sửa một số cài đặt cho ID cá nhân như bỏ password… bạn vào phần mũi tên của mục (1) hoặc vào Tab Meetings chọn edit:
Chỉnh sửa cài đặt cho ID cá nhân
Enable waiting room: Cho phép tạo phòng chờ, người tham dự phải được host đồng ý mới vào được phòng (nên chọn mục này)
Enable join before host: Cho phép học viên vào phòng trước khi host vào (nên chọn mục này)
Automatically record meeting on the local computer: Tự động quay hình buổi học và lưu vào máy tính (không nên tích chọn)
Tạo lớp học theo lịch định kỳ với ID ngẫu nhiên sử dụng Schedule (Lịch):
Trong tab Home bấm vào Schedule:
(1): Tên lớp học
(2): Điền các thông tin ngày giờ, thời lượng buổi học
(3): Trường hợp bạn muốn tạo một lớp học định kỳ bạn bấm tích vào nút Khi chọn chế độ này bạn cài đặt ngày giờ, thời lượng buổi học trong Recurring meeting để chọn chế độ lịch học định kỳ. Lịch Outlook hoặc Google Calendar.
Phần mềm sẽ hiện thị thông báo chúng ta tạo lịch học định kỳ hoặc lặp lại trong lịch. Lịch ở đây là lịch tích hợp trong Outlook hoặc Google Calendar hoặc một lịch khác.
Advanced Options/ Cài đặt nâng cao:
Để tích hợp Zoom vào Outlook bạn phải cài Add-in: Zoom Plugin for Microsoft Outlook
Vào trang chủ chúng tôi download Add-in này và cài đặt
(4): Chọn ID ngẫu nhiên hoặc ID cá nhân, thông thường chọn ID ngẫu nhiên.
(5): Bỏ password hoặc giữ password. Lưu ý khi sử dụng lịch thì ID sẽ cố định còn password có thể thay đổi sau này. Bạn thể lưu lại ID và Pass của mỗi lớp học và gửi cho học viên, sẽ cố định mãi mãi nếu bạn không đổi nó.
(6): Chọn Lịch bạn sử dụng: Tôi thường hay dùng Outlook.
(7): Bấm tạo lịch
Sau khi bấm tạo lịch ở bước 7, phần mềm sẽ chuyển tới lịch của chúng ta, ở đây tôi dùng Outlook:
Bấm vào Make Recurring để tạo lịch học định kỳ gửi kèm email cho học viên
Ở đây các bạn chỉnh sửa lịch học định kỳ: Giờ học, thời lượng học, lịch lặp lại hàng ngày (daily)/ hàng tuần (weekly) kèm khoảng thời gian áp dụng cho lịch học này.
Lưu ý: Nhớ bấm chọn Yes khi thoát Outlook để lưu lịch lại. Việc tạo lịch trong Lịch (Outlook, Google calendar) này để gửi thông tin cho học viên qua email và giúp chúng ta quản lý các lớp học trên Lịch, trong phần mềm Zoom khi đến lịch học cũng sẽ hiện lên nhắc chúng ta buổi học sắp diễn ra trên tab Home hoặc thông báo nhắc bằng Popup khi chúng ta mở chế độ này trong phần cài đặt trên website chúng tôi (xem phần 4), đồng thời Calendar trong Outlook hoặc Google Calendar cũng thông báo nhắc lịch cho chúng ta bằng thông báo Popup, âm thanh.
Lịch Outlook thông báo nhắc lịch học bằng Popup và âm thanh
Chúng ta có thể chỉnh sửa âm thanh thông báo trong Outlook: Vào menu File/ Option/ Chọn Tab Advanced
Sau khi cài đặt lịch định kỳ xong Outlook sẽ tự động lưu lịch này, đến ngày học sẽ bật thông báo như bên trên nhắc chúng ta có buổi học.
Sau khi đặt lịch định kỳ xong các bạn có thể gửi luôn thông tin lớp học bao gồm ID và Password cho các học viên qua email của họ.
Vậy là đã xong việc lập lịch học định kỳ. Bạn cấp ID và Password nếu có trên cho học viên, ID này sẽ cố định không thay đổi theo thời gian, bạn vẫn có thể sửa lớp học này để đặt hoặc thay đổi Password nếu muốn.
Cách host vào lớp học định kỳ:
Cách 1: Vào từ tab Home trong phần nhắc các lớp học sắp diễn ra:
Zoom nhắc các lớp học sắp diễn ra hoặc đang diễn ra trên tab Home
Bạn bấm vào nút Start để bắt đầu vào lớp học.
Cách 2: Bạn vào Zoom/ vào tab Meetings và chọn lớp học, bấm Start:
Bấm vào Copy Invitation để copy toàn bộ Meeting invitation gửi cho học viên tiếp nếu bạn chưa gửi, trong Meeting invitation này đã tích hợp sẵn ID và Password đăng nhập vào lớp học.
Gửi ID, Password, URL lớp học cho học viên:
Trong phần 2 chúng ta đã có một cách gửi ID, Password cho học viên mà chưa cần host đăng nhập vào lớp học, đó là khi chúng ta sử dụng chức năng lên lịch học Schedule. Nếu bạn sử dụng ID cá nhân thì chỉ cần copy ID cá nhân này gửi cho học viên, trong cài đặt ở Phần 1 có password thì bạn gửi kèm cả password này là xong. Hoặc bạn bấm vào New Meetings ở tab Home để đăng nhập ID cá nhân, sau khi vào trong bạn copy URL gửi cho học viên:
Cho phép học viên vào lớp học:
Bấm Admit để cho phép học viên vào lớp. Bấm See waiting room để xem phòng đợi
(1): Bấm vào mục quản lý học viên
(2): Danh sách học viên, ở đây bạn có thể tắt microphone, camera của học viên nào bạn muốn (ta là chủ, ta có quyền :D)
(3): Tắt mở microphone của tất cả học viên một lúc
(4): Một số thao tác khác, nên để tích chọn như hình, mục cuối cùng là Lock Meeting – khóa lớp học, khi bạn bấm vào đây không ai vào lớp học được nữa.
Unmute Audio: Mở microphone
Stop Video: Dừng video
Chat: Chat nói chuyện riêng với bạn này
Rename: Thay đổi tên học viên này
Pin Video: Ghim video này mở to lên (chỉ một mình xem to được)
Spotlight Video: Chia sẻ video mở to cho tất cả mọi người xem được (chỉ xuất hiện khi lớp học có từ 3 người trở lên)
Make Host: Thay đổi host, bấm vào đây là bạn đã cấp quyền Host cho bạn này.
Remove: Mời bạn này ra khỏi lớp (Lưu ý tùy thuộc vào cài đặt mà bạn này vào lại được hay không, tùy thuộc vào cài đặt của giáo viên xem Phần 4 – Cài đặt)
Put in Waiting Room: Để bạn này vào phòng chờ, chưa được vào lớp trực tiếp, khi nào mở mới được vào.
Nếu bạn không muốn lớp học thấy được hình ảnh phòng làm việc của mình thì bạn có thể sử dụng một background giả, có thể là một màn hình xanh hoặc một bức ảnh nền đẹp. Tuy nhiên, để hình ảnh của bạn được đẹp không ảo ảo khi di chuyển bạn cần có một phông nền thật màu xanh (Green), các thuật toán và công nghệ xử lý Video sẽ dễ dàng biến màu xanh này thành trong suốt, khi đó hình webcam của bạn sẽ không bị ảo ảo khi di chuyển hoặc background giả sẽ cực kỳ giống thật.
Bấm vào mũi tên chọn Choose Virtual Background
Trường quay toàn màu xanh (Green) để sau này dễ dàng thay bằng background giả khác
Đơn giản trong phạm vi nhỏ, chúng ta có thể mua một tấm vải xanh kèm giá treo như này
Chia sẻ hình ảnh từ 2 hoặc nhiều Camera:
Khi bạn muốn sử dụng thêm một camera để quay bảng viết bên ngoài (bảng fooc, bảng viết phấn) thì bạn vào chế độ Share 2 camera trong phần Advanced, Zoom không hạn chế số lượng camera, bạn có thể sử dụng nhiều camera để quay các vị trí khác nhau, chỉ cần thao tác bấm nút chuyển camera bạn sẽ chia sẻ được tất cả hình ảnh từ các camera. Tuy nhiên Zoom đang có một hạn chế đó là bạn không chia sẻ hình ảnh lớn được đồng thời từ nhiều camera trên cùng một cửa sổ như cách hiển thị full hình ảnh webcam của các học viên, mà chỉ hiển thị lớn được từng camera một.
Bấm Share/ Advanced/ Content from 2nd Camera: Để chia sẻ 2 hoặc nhiều hình ảnh Camera của bạn
Để tiết kiệm chi phí đầu tư Camera bạn có thể sử dụng điện thoại thông minh tích hợp vào máy tính để làm camera cũng như microphone, để cài đặt bạn xem bài viết sau:
Các thao tác trong chia sẻ màn hình:
Bạn cũng có thể quản lý học viên trực tiếp trên màn hình webcam:
Bấm More/ Show Names of Annotators để hiển thị tên của học viên trên hình ảnh mà học viên đó vẽ
Trong quá trình chia sẻ màn hình bạn vẫn quản lý được lớp học của mình qua các tab cơ bản như: Tắt mở Microphone, webcam, Security, Manage Participants. Đồng thời khi bạn chia sẻ màn hình hoặc bảng trắng bạn vẫn chat được với các học viên của mình, bằng cách bấm vào More/ Chat. Hoặc bạn muốn biết học viên nào đã vẽ lên màn hình chia sẻ thì bấm More/ Show Names of Annotators, khi đó tên của học viên sẽ hiện thị cạnh hình vẽ trong khi vẽ hoặc khi bạn chọn công cụ Select và đưa trỏ chuột vào hình. Với công cụ Select này bạn còn có thể di chuyển, chỉnh sửa kích cỡ, xóa các hình vẽ của học viên được chọn nếu bạn muốn; nếu muốn xóa đồng loạt một lúc tất cả các hình của học viên, của mình hoặc của tất cả, bạn vào tab Clear trong thanh công cụ Annotate:
Kéo giãn chỉnh sửa kích thước hình vẽ của học viên, đồng thời chat với học viên
Tab Spotlight tương tự như bút chỉ laser khi ta trình chiếu bên ngoài rất hữu ích khi bạn tập trung nói vào một hình nào đó
Phần 4: Một số cài đặt cơ bản
A – Cài đặt mặc định trong tài khoản trên website chúng tôi
Các cài đặt ở đây sẽ trở thành cài đặt mặc định và áp dụng cho tất cả lớp học được tạo ra trong tương lai. Tuy nhiên khi bạn tạo lớp học bằng cách thao tác trên phần mềm Zoom, bạn hoàn toàn sửa được các cài đặt này theo từng cách riêng mà bạn muốn áp dụng cho từng lớp học riêng. Khi tạo lớp học trên phần mềm Zoom nếu bạn không sửa gì phần cài đặt thì phần mềm sẽ áp dụng các cài đặt mặc định bạn đã làm trên website chúng tôi này. Trước tiên bạn vào trang chủ chúng tôi sau đó bấm vào phần Sign in
Điền email và password bạn đã đăng ký trong Phần 1, sau đó bấm Sign In
Trong menu bên trái bấm vào Settings
Đây là giao diện của phần Settings, bạn cuộn từ trên xuống dưới để xem các cài đặt mình cần chỉnh sửa
Host video: Giáo viên đăng nhập lớp học với video tắt (màu xám), cài đặt mặc định của zoom là tắt. Nên để tắt khi host đăng nhập vào lớp học.
Tự động tắt microphone mọi học viên khi họ đăng nhập vào lớp học, zoom mặc định mở (màu xanh). Nếu bạn muốn tắt hãy chuyển sang màu xám
Cho phép học viên vào lớp trước giáo viên (host), lựa chọn này chỉ có tác dụng khi giáo viên không bật chế độ phòng chờ (như hình dưới). Với lựa chọn này bạn cần chú ý tính bảo mật của lớp học. Bằng cách sử dụng Lịch với ID ngẫu nhiên cho mỗi lớp học thì chỉ một số ít học viên của lớp học đó biết ID đăng nhập, lớp học khác sẽ có ID ngẫu nhiên khác nên khá an toàn cho lớp học. Không nên dùng ID cá nhân để dạy để đảm bảo tính bảo mật vì ID này sẽ luôn cố định. Chúng tôi không khuyến khích sử dụng chế độ này.
Tích chọn (màu xanh) để bật chế độ phòng chờ, khi bật chế độ này thì chức năng cho phép học viên vào lớp học trước giáo viên không còn tác dụng nữa. Bởi vậy, nếu bạn muốn cho học viên vào trước giáo viên thì bỏ tích chọn này đồng thời kích hoạt (nút màu xanh) trong phần cài đặt Join before host ở bên trên. Chúng tôi khuyến khích nên sử dụng chế độ này để bảo đảm an toàn của lớp học.
Tích chọn màu xanh để bật công cụ Annotate (tạo chú thích) và Whiteboard (bảng trắng). Một số bạn hỏi không thấy xuất hiện 2 công cụ này thì có thể là do phần cài đặt này chưa kích hoạt, bạn lỡ tay tắt đi mà không biết (cài đặt mặc định 2 công cụ này mở)
Lựa chọn này kích hoạt sẽ cho phép giáo viên và các học viên tạo một Background giả
Trong suốt quá trình chia sẻ, người đang chia sẻ có thể cho phép những người khác điều khiển nội dung chia sẻ
Cho phép giáo viên chia nhỏ lớp học để quản lýNhận thông báo các lớp học sắp diễn ra bằng Pop Up và âm thanh
Pop Up nhắc sắp có lớp học xuất hiện bên góc dưới màn hình
Cho phép giáo viên và học viên chia sẻ màn hình trong suốt buổi học
Chat: Cho phép các học viên gửi tin nhắn công khai tới tất cả các học viên
Private cha t: Cho phép các học viên gửi tin nhắn riêng tư cho một học viên khác
File transfer: Cho phép giáo viên và học viên có thể gửi files trong cửa sổ chat
Zoom còn có một công cụ Remote support tương tự như Teamviewer, giáo viên có thể truy cập vào máy của học viên để hỗ trợ học viên:
Khi bật trên thanh tool bar sẽ xuất hiện tab Remote support Support giúp giáo viên hỗ trợ học viên tương tự Teamviewer
Giáo viên bấm Request Desktop, chọn tên học viên muốn hỗ trợ, thì phải được phép của học viên ( approved) mới có thể hỗ trợ được.
Một tính năng khác rất hữu ích đã bị ẩn trong cài đặt mặc định của Zoom đó là tính năng Nonverbal feedback, (phản hồi không lời), đây là một tính năng giúp các bạn có thể nhận được một phản hồi nhanh chóng từ học viên bằng các icon. Mình lấy ví dụ khi bắt đầu lớp học các thầy cô hay hỏi là các em có nghe rõ không thay vì từng học viên phải bật mic lên trả lời thầy cô thì họ có thể gửi những trạng thái như Yes No ở trong khu vực Manage Participants (quản lý thành viên) một cách nhanh chóng.
Nút xanh bật, trong phần quản lý học viên sẽ xuất hiện các icon như: yes, no, go slower (làm chậm), go faster (làm nhanh); trong phần more có thêm like, dislike, clap, a break (giải lao), away (đang bận)
Các icon trong Nonverbal feedback (phản hồi không lời)
B – Cài đặt trong phần mềm Zoom
Tương tự trong Schedule (Lịch)
Để vào phần cài đặt trong phần mềm bạn không cần vào lớp học, trong phần cài đặt này chúng ta chỉ quan tâm đến một số cái quan trọng, còn lại để mặc định như phần mềm đã đặt:
Bấm vào nút răng cưa để vào phần cài đặt
Tab Video: Bỏ tích tại Mirror my video để chữ không bị đối xứng gương khi bạn chia sẻ Background giả
Tab Video: Tích vào phần này để hiện thị tối đa đến 49 học viên trên màn hình (áp dụng đối với màn hình lớn)
Tab Recording: Chọn vị trí ổ cứng để lưu file ghi của mình
Tab Virtual Background: Thêm và chọn ảnh nền giả
Phiên bản Zoom mới đã bổ sung tab Security ngay trên thanh công cụ để tăng tính bảo mật của lớp học, rất dễ thao tác. Trong tab này sẽ cho phép bạn quản lý trực tiếp các chế độ như:
Lock Meeting: Tích chọn để khóa lớp học (khi học viên đã vào đủ hoặc đã quá giờ mở lớp)
Enable waiting room: Tích chọn để kích hoạt chế độ phòng chờ
Share Screen: Tích chọn để cho phép học viên chia sẻ màn hình
Chat: Tích chọn để cho phép học viên trò chuyện (bật phòng chat)
Rename Themselves: Tích chọn để cho phép học viên thay đổi tên của mình khi đã đăng nhập lớp học (Tôi không tích chọn để dễ quản lý học viên, mỗi học viên tôi cấp cho một số thứ tự, yêu cầu khi đăng nhập điền số thứ tự này trước họ và tên của mình, ví dụ: 01_Nguyễn Văn Đại; 02_Trần Thị Lan; 18_Đặng Tiến Đạt; 32_Cao Tuấn…)
Góc riêng tư: Dành riêng cho sinh viên khối kỹ thuật, xây dựng, giao thông, thủy lợi, cầu đường, địa chất… và các kỹ sư, kiến trúc sư.
#Cách sử dụng Zoom dành cho host. #Cách sử dụng Zoom dành cho giáo viên. #Cách sử dụng Zoom dành cho chủ phòng. #Hướng dẫn sử dụng Zoom dành cho host. #Hướng dẫn sử dụng Zoom dành cho giáo viên. #Hướng dẫn sử dụng Zoom dành cho chủ phòng.
Victor Vuong,